UtagawaVTT

Il y a déjà eu plusieurs essais (avec plus ou moins de réussite) pour réunir la communauté UtagawaVTT autour d'un évènement VTTistique lors d'un grand WE.
J'espère bien que celui-ci sera enfin le bon et qu'il initiera une longue série. J'ai bon espoir que ce soit le cas car cette fois ci il s'agit d'une organisation officielle Utagawa-VTT et avec Lilian nous avons très envie que l’événement devienne annuel en changeant de région tous les ans.

Je vous expose donc le projet dans ses grandes lignes, tout n'est pas encore bouclé mais il me faut maintenant commencer à vous en parler pour déterminer un budget en fonction du nombre de participants.

Le projet :
Réunir au printemps 2012 dans un grand gîte de la Vallée de Chevreuse entre 20 et 40 VTTistes de la communauté Utagawa-VTT pour partager lors d’un WE de trois jours : Sorties VTT pour découvrir le PNR de la Haute Vallée de Chevreuse (dont une sortie nocturne pour ceux qui veulent), moment de convivialité autour de barbecues géants et pastas parties. Il y a aussi une bonne chance de pouvoir tester les vélos de la marque Engine Lab, nous sommes en train de discuter de la possibilité qu'ils installent un stand et passent le WE avec nous.

Le budget :
Je vous donne une fourchette très large, il sera très probablement compris entre 250 et 350 euros par personnes.
Il va de soit que je vais essayer de tendre vers le plus bas mais je ne veux pas sacrifier du confort de couchage ou de la qualité de nourriture pour une question de 50 euros...

Les dates :
Pour le moment je suis arrêté sur un des grands WE de Mai, le 8 à priori me semble le meilleur choix... Avec le pont ça donne un WE de 4 jours et c'est idéal pour organiser correctement ce type d'évènement.

Voilà je vous ai dis tout ce qui me venais pour le moment, n'hésitez pas à poser des questions si vous en avez.
Je joins un sondage à ce topic pour essayer de déterminer le potentiel de participants.
S'il vous plais ne répondez à ce sondage que si vraiment vous êtes intéressés par ce projet car je vais devoir engager un peu de fric perso pour mettre en route tout ça et je n'ai pas envie de me retrouver comme une truffe...

Une autre chose, je ne ferai pas d'inscription "à la carte", je sais que certains habitent tout près et peuvent se dire qu'ils pourraient économiser un peu en rentrant dormir chez eux, etc... Mais si je commence comme ça je ne m'en sortirai pas...
Ce que je vous propose c'est un WE entre potes durant lequel nous n'aurons qu'à nous préoccuper de nous éclater en VTT car tout le reste sera organisé.

Tu m'en avais déjà parlé, ça m'interesse bien ça peut être une super idée de tous se retrouver.
A priori je devrai en faire partie.
je suppose qu'il faut apporte le maillot.

géant !

il n'y a plus qu'à réserver le pont du 8 ..

DJtrucmachin est de l'organisation?
Bon, je

Merde, il faut que je chamboule tous mes projets, j'avais prévu 3 semaines en Mai dans le 34 et une semaine dans le 83 pour le Lachens (le 17 Mai), ça va être chaud, je vois déjà le tête de Mme
Mais bon, pour l'instant je ne répond pas au sondage, mais j'ai vraiment envie d'être des vôtres surtout Garik, JP + Pierre et Clément que je ne connais pas encore

Sa avance bien ce projet déjà 4 personnes potentielles,
Merci luidji c'est avec plaisir que je ferai ta connaissance.

Il va de soit que je serias de la partie pour le premier UtagawaVTT-tour

utagawa a écrit :....Il va de soi que je serai de la partie....

Ah! je pensais qu'à cette période tu serais candidat pour 1 autre truc ..... il va y en avoir des réunions entre le 6 et le 11

Euhh sinon, ça correspond à quoi ce budget ... c'est hyper refroidissant ! et extrêmement sélectif
En ce qui me concerne les WE à rallonge ou y a possibilité d'1 pont sont consacrés à la famille ..... Donc désolé

Larsen a écrit :Euhh sinon, ça correspond à quoi ce budget ...

Ça correspond au prix de l'hébergement de tout les repas, boissons, etc...
Je veux essayer de faire que les gens n’ai que leur VTT à prévoir, j'essaye de faire en sorte que le reste soit tout compris...

Pour donner une vague idée du programme :

Samedi 05/05/2012 :
8H00 – 12H00 arrivée des participants, attente devant un buffet café, thé, chocolat, viennoiseries.
12H30 – 14H30 Repas
15H00 départ pour la première rando du WE, une sortie de 30/40 kilomètres pour se mettre en jambes.
19H00 Apéro et soirée barbecue à suivre.

Dimanche 06/05/2012 :
7H30 – 9H00 Petit Déjeuné.
9H30 Départ des randos (3 groupes)
12H30 -14H00 Repas pique-nique en foret.
17H30 retour au gite
19H00 Apéro et soirée barbecue à suivre
22H30 Départ de la rando nocturne.
1H00 retour au gite.

Lundi 07/05/2012
7H30 – 10H30 Petit déjeuné.
11H00 Départ des randos (3 groupes)
12H30 – 14H00 Repas pique-nique en foret.
17H30 Retour au gite.
18H30 – 21H00 Apéro dinatoire et séparation.

Larsen a écrit :c'est hyper refroidissant ! et extrêmement sélectif

Regarde le prix d'un WE chez Vélorizons par exemple...
En même temps je n'ai pas l'intention de me lancer dans l'organisation d'un truc de 500 personnes pour une première alors si il s'opère une petite sélection par le prix ça nous évitera d'être obliger de faire un tirage au sort...

Ouaip! vu sous cet angle !